Modul Dokumentation

Zielsetzung

Dokumentation im Rahmen des Projektmanagements auf der Quartiersebene bedeutet sämtliche Beschlüsse, Schritte und Maßnahmen zu beschreiben. Das Ziel dieser Form der Dokumentation ist eine Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und damit ein einheitliches Verständnis von Ist- und Soll-Zustand sowie der Projektziele.

Einschätzungen zu diesem Modul von Nutzerinnen und Nutzer

Prozessphase:

eignet sich zur Analyse / Planung
eignet sich zur konkreten Umsetzung

Zeitaufwand:

lässt sich
schnell umsetzen
bedarf längerer
Vorbereitung

Personalaufwand:

geringer personeller
Einsatz nötig
ist sehr
personalintensiv

Finanzieller Aufwand:

ist mit geringen Kosten verbunden
ist sehr
kostenintensiv

Partizipation:

hat einen geringen Beteiligungsgrad
hat einen hohen Beteiligungsgrad

Komplexität:

keine Vorkenntnisse erforderlich
bedarf professioneller Unterstützung

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Anwenderinnen und Anwender

Zielgruppe

Handlungsfelder

Umsetzung und Durchführung

Um ein einheitliches Verständnis sowie die Projektziele zu erreichen, sollten Dokumentationen bestimmte Qualitätsmerkmale aufweisen. Zum einen müssen die Dokumente vollständig, übersichtlich und verständlich sein. Die Qualitätsmerkmale werden erreicht, wenn strukturiert und vollständig gearbeitet wird. Zum anderen ist es wichtig, dass dokumentierte Inhalte nachvollziehbar und objektiv sind. Es muss ersichtlich sein, wer die Zuständigkeiten im Quartiersprojekt trägt.

Wichtige Umsetzungsschritte / Aufwandsabschätzung

Eine Dokumentation enthält neben dem eigentlichen Inhalt  folgende Informationen:

Stolpersteine

Ein grundsätzliches Problem der Dokumentation ist, dass sie sehr kostspielig werden kann und sich erst nach einer Vorlaufzeit wirtschaftlich auszahlt. Daher empfiehlt es sich, vorher die Kosten der Dokumentation in die Planung des Quartiersprojektes einzuplanen.

Bewertung

Eine Dokumentation wichtiger Projektinhalte ist während des Quartierprojekts von großer Bedeutung, damit alle beteiligten Akteurinnen und Akteure die gleichen Kenntnisse haben und gemeinsame Projektziele verfolgen. Aber auch als Abschluss in Form eines Abschlussberichtes ist dieses Modul sehr wichtig, da dort abschließend alle relevanten Informationen bezüglich des Projektes nachhaltig festgehalten werden. Um eine gute Dokumentation zu gewährleisten, sollten die Qualitätsmerkmale verwirklicht werden.

Fallbeispiele

Dokumentation Dortmund Clarenberg

Dokumentation Kreativwerkstatt Benhausen im Rahmen der Quartiersentwicklung

Dokumentation Bürgerforum Wewer im Rahmen der Quartiersentwicklung

Kontakte / AnsprechpartnerInnen

Fachberatung für Sozialplanung und Bürgerengagement

Finanzierungsansätze

Kommune

Spenden

Stiftungen

Vereine

Beratung

Interessierte sollten den Austausch mit Akteurinnen und Akteuren suchen, welche die Methode bereits erfolgreich eingesetzt haben. Oftmals haben Kommunen oder Quartiersmanagements dieses Modul bereits durchgeführt und können somit von Erfahrungen berichten.

Nutzerinnen- und Nutzerkommentare

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Projekte

Samtweberviertel, Krefeld

Demografie-Initiative Kreis Euskirchen, Euskirchen

Quartiersentwicklung in der südlichen Innenstadt, Krefeld

Die ALTERnativen, Köln

Literatur

Gaus, W. (2003):
Dokumentations- und Ordnungslehre. Theorie und Praxis des Information Retrieval., Springer: Berlin Heidelberg.

Löhn, J.; Auer, M. (2003):
LöhnMethode. Dokumentieren. 2., überarbeitete Auflage., Steinbeis-Edition.